Bessere Datenqualität im Controlling: 4 Fragen und Antworten

Mit Checkliste für saubere Daten

Die Digitalisierung von Prozessen im Controlling hängt wesentlich von der Datenqualität ab. Fehlerhafte oder unvollständige Daten können viel Schaden anrichten. Der Softwareanbieter proALPHA hat vier Fragen formuliert, die sich Unternehmen bei einer Dateninspektion stellen sollten:

1. In welchen Prozessen beeinflussen Daten die Produktivität am stärksten?

Nicht jedes Schräubchen ist im großen Getriebe eines Unternehmens gleich wichtig. Daher gilt es, diejenigen Abläufe zu identifizieren, in denen fehlerhafte oder unvollständige Daten erfolgsentscheidend sind. Mangelhafte Daten können zu Mehraufwand und hohen Kosten führen, etwa durch die falsche Übernahme von Teiledaten aus der Stückliste in die Arbeitsaufträge. Oder sie vergrößern das Lieferrisiko, weil viel zu spät erkannt wird, dass ein Kunde nicht 100, sondern 1000 Stück geordert hat und jetzt das nötige Material nicht auf Lager ist. Teil dieser ersten Analyse sollte auch die Frage sein, ob alle Mitarbeitenden jederzeit und von überall her schnellen Zugang zu relevanten Informationen haben.

2. Was ist für uns ein guter Datensatz?

Im nächsten Schritt empfiehlt proALPHA, Qualitätskriterien zu definieren. Diese Kriterien sollten auf das Unternehmen und die jeweilige Abteilung zugeschnitten sein. Schon die Anforderungen an Kundeninformationen und Interessentendaten können sich wesentlich unterscheiden. So erfordert die Kommunikation mit Kunden möglicherweise eine E-Mail-Adresse. Für Interessenten trifft dies dagegen nicht zu. Dabei rät der Softwareanbieter zu größter Sorgfalt, damit kein wichtiger Qualitätsaspekt übersehen wird.

3. Wo lässt die Datenqualität aktuell zu wünschen übrig?

Erst im dritten Schritt folgt die Prüfung der Daten. Die vorhandenen Datenpools sollten auf Vollständigkeit und Richtigkeit untersucht werden. Weitere Prüfpunkte kommen hinzu. Etwa die Einhaltung von Archivierungs- oder Löschpflichten. Das sorgt für mehr Effizienz in erfolgskritischen Prozessen und stärkt die Compliance. Stichwort: Datenschutzregeln.

4. Wie lässt sich Datenqualität langfristig sicherstellen?

Daten ändern sich kontinuierlich. Das beginnt bei Serien- und Chargennummern von Teilen und endet bei Angebots- und Bestellinformationen. Laufende, möglichst automatisierte Kontrollen und Prüfungen helfen, den mühsam erarbeiteten Qualitätsstandard zu halten.

Mit diesen vier Fragen rücken Unternehmen dem ungeliebten Thema Datenqualität strukturiert und fokussiert zu Leibe. Um die Datenqualität ein für alle Mal in den Griff zu bekommen, hat der ERP-Hersteller proALPHA eine praxisorientierte Checkliste aufgelegt. Sie umfasst die knapp 30 häufigsten Fragen für saubere Daten. Die Checkliste steht hier kostenlos verfügbar.

Checkliste: Saubere Daten zum Download >>

Erstellt von (Name) W.V.R. am 27.04.2021
Geändert: 28.04.2021 15:00:22
Autor:  Wolff von Rechenberg
Quelle:  proALPHA
Bild:  Bildagentur PantherMedia / dearza
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