Aussagekräftiges Reporting ermöglicht effektives Business

Bei De Mäkelbörger kommt dem Controlling eine weitreichende Funktion zu: Die Mitarbeiter in der Konzernüberwachung müssen Fehlentwicklungen möglichst frühzeitig erkennen, um den Großbetrieb vor weitreichenden wirtschaftlichen Schäden zu bewahren. Was früher recht zeitaufwändig nur mit Excel und teils manueller Datenübernahme möglich war, funktioniert nun komfortabel und automatisch. Die Rechnungswesen- und Controlling-Lösung Diamant/3 IQ schafft die nötige Transparenz.   Mit integrierter Business Intelligence und bi-direktionaler Excel-Schnittstelle setzen  die Controller bei De Mäkelbörger vorhandene Daten zu umfassenden Berichten um und generieren schnell erfassbare Kurzreports für das Management. Auch Informationen für Banken oder für die Muttergesellschaft hat De Mäkelbörger heute so stets aktuell griffbereit.

De Mäkelbörger beschäftigt rund 1600 Mitarbeiter und zählt damit zu den größten Bäckereien Deutschlands. Der schnelle und zielgerichtete Informationsfluss ist bei der Größe einer solchen Organisation unerlässlich für den geschäftlichen Erfolg und adäquate Reaktionszeiten. Aktuelle Reports sind für das Management unerlässlich: "Wir können es uns nicht erlauben, erst nach zwei oder drei Monaten auf aktuelle Veränderungen zu reagieren; die Reports müssen zeitnah und zum Großteil automatisiert vorliegen, sonst läuft das schief." Geschäftsführer Jörg Söllner spricht aus Erfahrung, denn noch vor einigen Monaten gestaltete sich der Auswertungsprozess sehr zeitaufwändig.

In der früheren Rechnungswesensoftware gab es zwar eine Excel-Schnittstelle, jedoch nur in eine Richtung. "Wenn wir die Plandaten in Excel angepasst und aktualisiert hatten, konnten wir diese nicht so elegant wie heute ins Rechnungswesen zurückspielen." Zeitliche Verzögerungen wie auch Fehleingaben aufgrund der manuellen Datenerfassung beim Reporting waren die Folge. Als sich die Finanzexperten bei De Mäkelbörger nach einer neuen Finanzbuchhaltung umschauten, war deshalb eines der wesentlichen Kriterien die Durchgängigkeit in den Prozessen.

BI gleich mit an Bord

Bei dem Großbäcker mit seinen konzernähnlichen Strukturen und den rund 200 Filialen laufen in das Controllingsystem auch Zahlen aus vorgelagerten Systemen ein, auf die sich die Unternehmensführung und die zuständigen Fachabteilungen stets verlassen können. Die Daten übernimmt Diamant/3 IQ dabei automatisch über eine Schnittstelle aus der speziellen Software-Lösung für Großbäckereien "Comback" und generiert Standard-Reports auf Grundlage des aktuellen Datenbestands. Die Lösung der Bielefelder Diamant Software wurde speziell für das Finanzmanagement im Mittelstand konzipiert und enthält für das Controlling ein standardisiertes und hoch integratives BI-System (Business Intelligence). Zwischen Comback und Diamant/3 IQ erfolgt der Datenaustausch vollkommen automatisiert.

Dritter im Bunde ist die Tabellenkalkulation Excel. Diese verwenden Karsten Böhm, Controller bei De Mäkelbörger und seine Kollegen ausgiebig bei ihrer Planung. Hierfür bietet die Rechnungswesen-Lösung von Diamant Software eine spezielle, bi-direktionale Integrationsmöglichkeit, die auf Web Services basiert. Sie erlaubt es, Excel-Zellen direkt mit Datenbankfeldern von Diamant zu verknüpfen. Dadurch aktualisieren sich die beiden Programme gegenseitig in Echtzeit - auf Knopfdruck oder zeitgesteuert. Mit einem Klick sehen Anwender stets aktuelle Kennzahlen in beiden Programmen auf ihrem Bildschirm. Zudem können die Mitarbeiter im Controlling natürlich jederzeit individuelle Reports erstellen. "Das funktioniert in der Lösung von Diamant Software erstaunlich einfach. Mit einem Klick habe ich meist schon den passenden Spezialreport fertig", berichtet Karsten Böhm. Der Controller arbeitet täglich mit der Software, und die neuen Funktionen der aktuellen Diamant-Version haben es ihm angetan.

Filialplanung - aus Diamant in Excel und wieder zurück

Mit Hilfe dieser Systeme erhält De Mäkelbörger heute einen durchgängigen Controllingprozess. Jede der 200 Filialen wird in Diamant als eigene Kostenstelle geführt. Ein bedeutendes Planungsinstrument ist zudem Excel. Die Kostenstellenverantwortlichen beplanen mit Hilfe von Vorlagen in der Tabellenkalkulation ihre Filialen, Umsatz, Artikel, Personal usw. Die dazu als Grundlage nötigen Ist-Werte fließen über die Web Services-Integration automatisch aus Diamant in die Tabellenwerke ein. So erhält beispielsweise ein Gebietsverkaufsleiter eine Excel-Vorlage, die die monatliche Entwicklung seiner Filialen samt Umsätzen und Kosten bereits aufzeigt.

Anhand dieser Daten nimmt der Gebietsleiter die Planung für das nächste Geschäftsjahr vor und schickt das Excel-Dokument zurück an den Hauptsitz. Am Ende des Abstimmungsprozesses stehen die Planzahlen fest, und der Leiter des Rechnungswesens überträgt sie per Knopfdruck an Diamant. Dort werden sie automatisch von unten nach oben zum Plan des Gesamtunternehmens verdichtet. Einmal pro Monat erzeugt die Controllingsoftware zudem eigenständig auf die Empfänger zugeschnittene Berichte. Ein Bezirksverkaufsleiter erhält lediglich die für ihn relevanten Werte wie Umsatzzahlen bei Backwaren oder Snacks sowie aktuelle Zahlen zu Personal-, Miet- und Energiekosten. Monatlich wird das Zahlenwerk auch grafisch aufbereitet sowie visualisiert. Und verschafft allen Beteiligten so einen schnellen Überblick - bei Fehlentwicklungen kann unmittelbar reagiert werden.

Historie - Vergleiche und Entwicklungen im Zeitverlauf

Damit ist das Potenzial der Software allerdings noch nicht ausgeschöpft. In der neuen Version können Mitarbeiter jetzt eine umfängliche Historie der Kostenrechnung aufrufen. Diese zeigt ihnen über einen zuvor frei definierten Zeitraum die Entwicklung der gewünschten Plan- oder Kennzahl an. Diese neue Funktion hilft den Controllern vor allem bei den innerbetrieblichen Leistungsverrechnungen. Mit der Historie können sie die Werte nun mühelos auch über einen längeren Zeitraum beobachten und vergleichen. Den Benutzern hilft zudem die an die Office-Umgebung angelehnte intuitive Oberfläche der Software. Insgesamt ermöglicht die neue Suite die zentrale Verwaltung der gesamten Organisation am Hauptsitz in Neubrandenburg. Und im Endeffekt erhöhen die implementierten Controllingprozesse mit aussagekräftigen Spitzenkennzahlen und Charts die Transparenz und Steuerbarkeit des Unternehmens für alle Verantwortlichen.

"Mit Diamant benötigen wir keine spezielle Controlling-Software, da ist alles an Planungs- und Auswertungsmöglichkeiten drin, was wir brauchen", lautet das Fazit von Karsten Böhm, verantwortlich für das Controlling bei der De Mäkelbörger Gruppe.

Erstellt von (Name) S.B. am 08.02.2013 Geändert: 04.10.2021 15:04:20 Autor:  Matthias Knoll Quelle:  Diamant Software Bild:  De Mäkelbörger

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