Einsparungsmöglichkeiten bei Verwaltungskosten häufig ungenutzt

Der starke Druck auf das Management führender Unternehmen, die allgemeinen Verwaltungskosten zu minimieren, zeigt Wirkung. So verzeichnen immerhin 43% der befragten Unternehmen einen sinkenden Anteil ihrer „General & Administrative“-Kosten (G&A-Kosten) am Nettoumsatz. Deutlich mehr als die Hälfte der Befragten hat Optimierungsprogramme in den Bereichen Informationstechnik, Personalwesen und Finanzen durchgeführt. Dabei konnten Einsparungen bis zu 25% erzielt werden. Das hat eine Umfrage der internationalen Strategieberatungsgesellschaft Booz & Company unter den Finanzverantwortlichen 30 großer Konzerne in Deutschland, Österreich und der Schweiz ergeben.
 
Unternehmen setzen auf traditionelle Hebel – doch diese sind oft ausgereizt
 
„Viele Unternehmen führen kontinuierliche Kostenoptimierungsprogramme durch, wobei hier meist nur organisatorische Verbesserungen oder Prozessoptimierungen im Fokus stehen. Diese Potenziale sind zunehmend ausgereizt“, sagt Irmgard Heinz, Geschäftsführerin bei Booz & Company. „Wir gehen davon aus, dass sich mit traditionellen Maßnahmen nur noch 5% bis 15%  niedrigere G&A-Kosten erreichen lassen. Häufig liegen weitaus größere Einsparungspotenziale von bis zu 40% brach.“ Bei den bisher ergriffenen traditionellen Maßnahmen stand die Optimierung von Prozessen bei 88% und von Organisationsstrukturen bei 92% der Unternehmen im Vordergrund.

Enorme Potenziale in Shared Services, Demand Management und Outsourcing/Off-Shoring bleiben oft noch unausgeschöpft
 
Informationstechnik mit 83%, Lohn & Gehaltsabrechnung mit 77% und Kreditoren/ Debitorenbuch-haltung mit 70% sind die am häufigsten durch Shared Services durchgeführten Funktionen. Großes Potenzial für Einsparungen wird noch im Einkaufsmanagement, im Vertrieb und im Controlling gesehen.

Die Steuerung der Nachfrage, also das Demand Management, sehen fast alle befragten Unternehmen als ein wichtiges Instrument für Kosteneinsparungen. So bemühen sich 80% aller befragten Unternehmen um eine Steigerung des Kostenbewusstseins, um die Nachfrage nach internen Leistungen zu regulieren. Wesentliche Demand Management-Instrumente, wie zum Beispiel Angebots-Segmentierung oder interne Verrechnung von Services nach Verbrauch, werden allerdings nur sehr uneinheitlich umgesetzt.

Outsourcing und Off-Shoring im G&A Bereich spielen bei rund drei Viertel der befragten Unternehmen bislang nur eine geringe oder gar keine Rolle. Allerdings geben 93% derjenigen Unternehmen, die Outsourcing/Off-Shoring durchgeführt haben an, dass ihr Ziel Kostensenkung vollkommen oder überwiegend erfüllt wurde.

„Eine wichtige Voraussetzung für Outsourcing/Off-Shoring im G&A Bereich ist, die Prozesse vorher sauber zu strukturieren, um vorhandene Fehler nicht zu potenzieren“, erklärt Stefan Frey, Mitglied der Geschäftsleitung bei Booz & Company. „Da die Unternehmen hier zunehmend ihre Hausaufgaben mittels traditioneller Maßnahmen erfüllt haben, lassen sich Einsparungspotenziale im Outsourcing/Off-Shoring zukünftig noch deutlich einfacher und schneller ausschöpfen, als dies bisher geschehen ist.“


Schnellere G&A Optimierung bei höherem Return on Investment (RoI)
 
In den letzten Jahren haben sich die Potenziale für G&A Optimierungen kontinuierlich erhöht. Einerseits sind legale oder regulatorische Restriktionen,  wie zum Beispiel die europäische Norm zur Dokumentenvervaltung, sukzessive reduziert oder europaweit standardisiert worden und erhöhen somit heute den Freiheitsgrad einzelner Unternehmen. Außerdem werden die G&A Aktivitäten zunehmend standortunabhängiger, da die eingesetzten IT-Systeme wesentlich flexibler und die Kommunikationsmittel kostengünstiger und leistungsstärker sind. Dies bedeutet, dass Unternehmen in der Gestaltung ihrer „G&A“ Struktur freier sind. Die noch verbliebenen Restriktionen haben meist interne Wurzeln und liegen somit im Einflussbereich des Managements.
 
G&A Optimierungsprojekte wie zum Beispiel Shared Services, Nachfragesteuerung und Outsourcing/ Off-Shoring gewinnen weiter an Bedeutung, da die Umsetzung leichter und der zu erwartende RoI höher werden.  Es liegt somit mehr denn je in den Händen des Unternehmens, seinen G&A Bereich weiter zu optimieren.


letzte Änderung am 18.04.2018
Bild:  © PantherMedia / Hans-Joachim Bechheim

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