Erzeugen Sie dynamische Diagramme

Eine der häufigsten Tätigkeiten des Controllers ist das Erstellen von Berichten. Um diese möglichst anschaulich zu gestalten, gehören Diagramme zum Grundbestandteil von Berichten. Dieses grafische Hilfsmittel unterstützt nicht nur das Verständnis von komplexen Tabellen und Werten, sondern kann auch dazu genutzt werden besondere Entwicklungen hervorzuheben. 

Damit Diagramme diese Funktionen auch ausführen können, müssen sie entsprechend gestaltet werden. Hierzu zählt nicht nur die Farbe der Graphen oder die Skalierung der Achsen. Auch das allgemeine Aussehen, wie zum Beispiel dargstellte Wertebereiche sind wichtig. Daher soll in diesem Excel-Tipp dargestellt werden, wie dynamische Diagramme erzeugt werden. 

Als Beispiel sollen die aktuellen Produktionszahlen je Periode in einem entsprechenden Diagramm dargestellt werden. Sobald neue Zahlen vorliegen, soll das Diagramm entsprechend um eine Periode erweitert werden. In der folgenden Grafik wird ein Ausschnitt der Grundtabelle gezeigt, die bereits vorhandene Werte enthält. Diese Werte dienen als Ausgangsbasis für das Diagramm. 

Abb1-Grundtabelle-dyn-Diagramme 
Abb. 1 Grundwerte Produktionszahlen 

Um ein dynamisches Diagramm zu erzeugen, müssen zunächst Namen in MS Excel definiert werden, welche später für die Wertebereiche eingesetzt werden. Bei der Namensvergabe sollte darauf geachtet werden, dass der Name eindeutig und verständlich ist. Die anzulegenden Namen werden eine Formel enthalten, welche einen Bezug als Ergebnis ausgibt. Dieser Bezug umfasst den Zellbereich eines Produktes für den Produktionsmengen bereits vorliegen. Um die gewünschte Formel zu erstellen, werden die Funktionen bereich.verschieben und anzahl2 benötigt. 

In MS Excel 2003 werden Namen über den folgenden Pfad hinzugefügt.

Einfügen/Namen/Definieren…

Dabei wird das in Abb. 2 dargestellte Fenster geöffnet.

Abb2-Namensfenster-dyn-diagramme
Abb. 2 Fenster "Namen definieren"

In der oberen Zeile dieses Fensters wird die Bezeichnung des Namens vergeben. In diesem Beispiel soll der erste Bereich dynWerteProduktA heißen. Als nächster Schritt muss die Formel für den Namen erzeugt werden. Hierfür wird im Feld „bezieht sich auf:“ folgende Formel eingetragen.

=BEREICH.VERSCHIEBEN(Tabelle1!$B$4;;;;ANZAHL2(Tabelle1!$4:$4)-1)

In dieser Formel wird von der Zelle B4 der Zellbereich um die Anzahl der Einträge erweitert. Die „-1“ an der Formel von Anzahl2 zieht die Zeilenbezeichnung „Produkt A“ ab. Da ansonsten der Zellbereich um eins zu lang dargestellt wird, weil Anzahl2 alle Einträge in der Zeile zählt. Nachdem die Formel eingetragen wurde, wird der Vorgang mit der Schaltfläche „Hinzufügen“ abgeschlossen.

Für das Produkt B wird ähnlich Verfahren, hierbei muss jedoch beachtet werden, dass der Name und die Formel angepasst werden. Die nachfolgende Abbildung zeigt die Eintragungen für das Produkt B.

Abb3-NamendefiniertPB-dyn-diagramme
Abb. 3 Fenster mit Produkt B Eingaben

In MS Excel 2007 wird ein anderer Pfad benötigt. Hierfür wird die Registerkarte „Formeln“ geöffnet. In dieser befindet sich der Bereich „definierte Namen“. Hier wird die Funktion Namen definieren über die gleichnamige Schaltfläche aufgerufen.

Dabei wird das in Abb. 2-1 dargestellte Fenster geöffnet.

abb2-1-namensfenster-dyn-diagramme
Abb2-1 Fenster "Neuer Name"

Die Eingaben sind identisch zu denen von 2003. Zusätzlich kann in MS Excel 2007 noch ein Bereich für Namen festgelegt werden. Dieser wird jedoch in diesem Beispiel nicht benötigt, dadurch kann hier der Wert Arbeitsmappe stehen gelassen werden.

Nachdem der Name für Produkt B ebenfalls hinzugefügt wurde, kann das Fenster geschlossen werden.

Im nächsten Schritt wird über den folgenden Pfad für MS Excel 2003 ein Diagramm hinzugefügt.

Einfügen/Diagramm…

In dem sich öffnenden Fenster wird ein passender Diagrammtyp ausgewählt.  In diesem Beispiel soll ein Säulendiagramm mit gruppierten Säulen verwendet werden. Die Auswahl des Typs wird mit der Schaltfläche „Fertig stellen“ bestätigt. Es wird ein weißes Diagrammfenster erzeugt.

In MS Excel 2007 ist der Pfad ähnlich. Jedoch kann hier direkt ein Säulendiagramm im Register „Einfügen“ ausgewählt und hinzugefügt werden. Hierbei wird ebenfalls ein weißes Diagramm fenster erzeugt.

In den nächsten Schritten werden dem die Diagramm, die entsprechenden Datenreihen hinzugefügt sowie die Bezeichnung der X-Achse. Hierfür wird in MS Excel 2003 das Fenster „Datenquelle“ mit der Registerkarte „Reihe“ geöffnet.  Dies erfolgt durch das Selektieren des Diagrammfensters mit einem links-Klick. Im Anschluss wird ein rechts-Klick auf das Diagrammfenster getätigt und die Position „Datenquelle…“ geöffnet. In dem sich öffnenden Fenster wird auf die Registerkarte „Reihe“ gewechselt. In Excel 2007 wurde die Position „Datenquelle…“ in „Daten auswählen…“ umbenannt.

In diesem Fenster wird zweimal die Schaltfläche „Hinzufügen“ bestätigt, dadurch wird die Reihe 1 und 2 hinzufügt. In Excel 2007 muss hierbei jeweils einmal mit „OK“ Hinzufügen bestätigt werden. In dem Feld für Beschriftung der Rubrikenachse (X) wird diese Formel eingetragen:

=Tabelle1!$B$3:$M$3

In MS Excel2007 wurde dieses Feld in „Horizontale Achsenbeschriftungen (Rubrik)“ umbenannt. Durch einen Klick auf bearbeiten, öffnet sich ein Fenster in dem die Formel eingetragen werden kann.

Dadurch werden die Monate als Bezeichnung auf der X-Achse eingefügt. Im Feld „Name“ wird für Reihe 1 die Zelle ausgewählt in der die Produktbezeichnung für Produkt A steht. Für Reihe 2 dementsprechend Produkt B. Um in Excel 2007 den Namen einzutragen, muss die entsprechende Datenreihe selektiert werden. Im Anschluss wird mit der Schaltfläche „Bearbeiten“ das Fenster für den Namen und die Werte geöffnet. In diesem Beispiel sind das die Verweise auf die Zellen A4 und A5. Das aktuelle Fenster sollte jetzt wie folgt aussehen.

Abb4-datenquelle-dyn-diagramme
Abb. 4 Diagramm Datenquelle MS Excel 2003

Abb4-1-datenquelle-dyn-diagramme
Abb. 4-1 Diagramm Datenquelle MS Excel 2007

Als letzter Schritt erfolgt der Verweis für die Werte. Hierfür muss der oben angelegte Name hinzugefügt werden. Die folgende Beschreibung gilt für Produkt A, für Produkt B muss analog verfahren werden.

In dem Feld „Werte“ muss ein Verweis auf den Namen vorgenommen werden. In Excel 2007 muss hierfür, die Datenreihe selektiert und mit der Schaltfläche „Bearbeiten“ das entsprechende Fenster geöffnet werden. Der Verweis setzt sich aus den Dateinamen und den angelegten Namen zusammen. Dabei muss folgende Struktur  beachtet werden.

=Dateiname.xls!angelegtername

Wenn der Dateiname ein Sonderzeichen, wie zum Beispiel ein Leer-Zeichen, enthält, muss folgende Struktur angewendet werden.

=’Datei Name.xls’!angelegterName

In dem hier gezeigten Beispiel müssen die folgenden beiden Verweise eingetragen werden.

Für ProduktA ='excel-tipp dynamische Diagramme.xls'!dynWerteProduktA
Für ProduktB ='excel-tipp dynamische Diagramme.xls'!dynWerteProduktB


Hiernach wird das Fenster mit der Schaltfläche „OK“ geschlossen.

Wenn jetzt in die Grunddatentabelle weitere Werte hinzugefügt werden, erweitert sich das Diagramm automatisch um die nächste Periode. Jedoch müssen alle Perioden aufeinanderfolgend eingetragen werden. Wenn eine Periode ohne Werte vor einer mit Werte steht, entstehen entsprechende Anzeigefehler.

Die folgenden beiden Abbildungen zeigen die Funktionsweise, wenn ein Eintrag ergänzt wird.

Abb5-fertiges_Diagramm-dyn-diagramme
Abb. 5 fertiges Diagramm ohne neuen Wert

abb6-fertigesdiagrammzusatzwert-dyn-diagramme
Abb. 6 fertiges Diagramm mit neuen Wert

Hierbei handelt es natürlich nur um ein Beispiel. Das Diagramm kann um beliebige Datenreihe ergänzt werden. Außerdem können durch entsprechende Steuerelemente die Monate drehbar gemacht werden, wodurch noch weitere dynamische Effekte enstehen.

Die Beispieldatei dynamische Diagramme können Sie hier herunterladen >>

 

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letzte Änderung Alexander Wildt am 09.09.2019

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09.04.2016 23:02:48 - Gast

Hallo Herr Wildt und Kollegen, vorneweg zunächst vielen Dank für den lesenswerten Artikel. Jetzt will ich das Ganze auch umsetzen, jedoch ist es in meiner Excel so, dass die verschiedenen Werte nicht in einer Zeile sondern in einer Spalte stehen. Entsprechend habe ich die Parameter in der Formel (bei Bereich.Verschieben und Anzahl2) angepasst, jedoch funktioniert das nicht wie erhofft. Können Sie mir da vielleicht weiterhelfen? Vielen Dank und Freundliche Grüße Michael Heigl
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11.04.2016 09:27:02 - wvr

Sehr geehrter Herr Heigl, eine exakte Antwort fällt uns schwer, weil wir das Projekt nicht kennen, an dem Sie arbeiten. Haben Sie versucht, die Tabelle zu kopieren und danach eine Matrixtransponation auszuführen? Nach diesem Schritt sollten Sie der Lösung etwas näher sein. Beste Grüße wvr Für die Redaktion
[ Zitieren | Name ]

19.05.2016 17:01:54 - Gast

Ich habe eine Frage zu der letzten Abb., da diese mein Problem schon gut darstellt. Ich möchte die Y-Achse variabel skalieren. Ihre Tabelle geht in gleichmäßigen Zahlenabständen hoch. Ich möchte den Bereich bis 5000 überproportional groß darstellen bzw diesen Bereich auf 1000er Reihen skalieren ( d.h. zwischen 0 und 1000 soll der gleiche Abstand wie z.B. zwischen 5000 und 10000 bestehen). Hintergrund ist, dass ich zwei sehr unterschiedlich große Zahlenreihen darstellen möchte und die kleinere der beiden bei gleichmäßiger Skalierung nicht gut zu interpretieren ist.
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