Studie: Führungskräfte in öffentlichen Verwaltungen und Einrichtungen wollen gemeinsame Zeit effektiver nutzen

Zu viel Zeitbedarf für Administratives und politische Anfragen, zu wenig Zeit für strategische Themen und Kommunikation –Strategische Zielsysteme, Benchmarking und Risikomanagement gewinnen als Führungsinstrumente an Bedeutung

Führungskräfte in öffentlichen Verwaltungen und Einrichtungen bewerten die Effektivität und Effizienz ihrer gemeinsamen Arbeit im Führungsteam kritisch. Dies ergibt eine aktuelle Studie der Managementberatung Horváth & Partners über die "Zusammenarbeit und Instrumente in der Führung öffentlicher Verwaltungen und Einrichtungen", an der knapp 600 Führungskräfte in Deutschland, Österreich und der Schweiz teilgenommen haben. Bemängelt wird vor allem der unangemessen hohe Zeitanteil für die Beschäftigung mit administrativen Themen und politischen Anfragen. Dagegen kommt die Behandlung strategischer Themen oft zu kurz.

Jeweils über 80% der Teilnehmer urteilen, dass sich die Führung als Team zu wenig mit Themen wie Strategie-Formulierung (7% Zeitanteil), Überprüfung der Strategie-Umsetzung (6%) sowie den Leistungs- und Finanzdaten (9%) beschäftigt. 75% sind der Meinung, dass der Anteil der Besprechungszeit für administrative Themen (13%) deutlich zu hoch ist. Zu viel Zeit beanspruchen außerdem politische Anfragen (7%) sowie das Management aktueller Krisen (9%).

"Zwei Erkenntnisse sind in diesem Zusammenhang besonders auffällig", so Frank Weise, Partner für den öffentlichen Bereich bei den Consultants. "Fast alle Teilnehmer", so Weise weiter, "nehmen für sich in Anspruch, strategische Ziele zu haben, jedoch bestätigen nur 40%, dass diese Ziele auch messbar sind. Ähnlich gering ist mit 50% der Anteil derer, die es schaffen, ihre mittelfristige Finanzplanung an die Strategie zu koppeln. Da wundert es auch nicht, dass zwar mehr als 60% der Befragten eine strategische Planung betreiben, aber nur 45% auch strategisch steuern".

Ein weiteres Ergebnis lässt aufhorchen: Knapp die Hälfte (44%) der Teilnehmer verbringen gerade mal einen Tag oder weniger im Monat gemeinsam im Führungsteam.

Bei der Frage nach der derzeitigen Nutzung der Führungsinstrumente und deren Bedeutung in der Zukunft zeichnen die Befragten ein einheitliches Bild. Während heute Themen wie Aufgabenkritik und Prozessoptimierung, Führen mit Zielen und Kennzahlensysteme die Führungsdiskussionen dominieren, werden strategische Zielsysteme, Benchmarking und Risikomanagement die Themen der Zukunft sein.

"Insgesamt", so Weise, "haben die Führungskräfte der öffentlichen Verwaltungen und Einrichtungen sehr wohl erkannt, dass sie ihre Organisation von „Fitnesskuren“ mit Aufgabenkritik und Reorgani-sation in eine nachhaltige Ziel- und Ergebnisorientierung führen müssen. Dabei stellt sich auch die Frage nach der Schnittstelle zwischen politischem System und Verwaltung. Derzeit rangiert die Überprüfung der politischen Zielerfüllung in den Führungsteams ganz am Ende. Die Führungskräfte sehen hier aber Korrekturbedarf. Daher wird es in der Zukunft darum gehen, Lösungen zu entwickeln, die die erfolgreiche strategische Steuerung in den öffentlichen Einrichtungen und die politischen Prioritäten systematisch miteinander verbinden – für mehr Effizienz und Effektivität in der Führung."

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